「税理士の変更をしたいけど、どのように伝えれば良いかわからない」

「言い出す前に何か準備しておくことはある？」

税理士を変更する際は、事前の準備が重要です。準備が不十分なまま断りの連絡を入れると、解約がスムーズに進まなかったり、二度手間が生じたりと不都合が発生します。

本記事では、税理士を変更する時の断り方と、事前の準備について解説します。ポイントをおさえて変更を進めることで、トラブルなくスムーズに進められるため、まずは知識を身につけていきましょう。

税理士を変更する際にトラブルにならない断り方のコツ

税理士を変更する際にトラブルにならない断り方を見ていきましょう。ポイントは4つあります。

1. 前向きな言葉で伝える
2. 口頭だけでなくメールなどの記録を残しておく
3. 解約日を決めておく
4. 可能であれば所長の税理士へ直接伝える

1.前向きな言葉で伝える

税理士を変更する以上、今の税理士に何らかの不満をお持ちだと思います。しかし、その不満は口にせず、前向きな言葉で変更を伝えましょう。

具体的には、以下のような言葉で伝えるとトラブルが起きにくいです。

• 業務内容・規模が大きくなったため、別の方にお願いしようと考えています
• 取引先から指定された税理士事務所があり、そこに変更しようかと考えています
• 自社でもDX化し、クラウド会計を使えるようにするために特化した税理士への変更を考えています
  など

相手が感情的にならない言葉を選び、変更手続きを進めることでスムーズかつトラブルを少なくできます。最後には感謝の気持ちを伝えるなど、税理士側も気持ちよく解約できる配慮も重要です。

2.口頭だけでなくメールなどの記録を残しておく

税理士の変更を申し出る際は、口頭だけでなくメールなどの記録も残しておきましょう。言った言わないの水掛け論はトラブルに発展することが多いため、明確に確認できる媒体で残しておくことをおすすめします。

万が一トラブルになってしまった際の証拠にもなり、第三者機関に相談する際スムーズに進められます。

ただし、トラブルを避けるために、メールだけで済ませるのではなく、可能であれば実際に面会して解約手続きを進めていきましょう。

メールで申し出る際は、以下の例文のように記載します。

3.解約日を決めておく

税理士の変更を伝える前に、解約日を決めておくことが大切です。月次契約の場合は、日付により料金発生の有無が変わるため特に注意しましょう。

また、契約によっては解約日を14日前に通知しなければならないなどの条件もありますので、あわせて確認をおすすめします。

4.可能であれば所長の税理士へ直接伝える

所長との面会ができず、担当者との面会のみになった場合でも、直接会って伝えることが望ましいです。間に担当者などが挟まると、伝達ミスが起きやすく解約まで時間がかかってしまうケースもあります。

税理士を変更し、断る時の流れとタイミング

現在の税理士を断り、新たな税理士と契約する時には以下の流れで行います。

1. 顧問税理士（現在の税理士）との契約内容を確認する
2. 新しい税理士を見つけ、契約の相談をしておく
3. 現在の税理士に断る旨を伝える
4. 現在の税理に預けていた書類を返してもらう
5. 新しい税理士に引き継ぎを行う

また、税理士を変更するタイミングも重要です。税理士は11月〜5月に繁忙期を迎えます。特に確定申告で依頼が殺到する2月・3月に連絡してしまうと、返信が遅くなりスムーズな解約ができないケースもあります。

可能であれば、6月〜10月の間に変更を申し出ましょう。契約期間などで難しい場合でも、可能な限り2月・3月を避けることがスムーズに解約するためのポイントです。

税理士の変更を申し出る前にやっておきたい4つのこと

税理士を変更する際は、事前に行っておくべきことがあります。

1. 現在契約している税理士との契約内容を確認する
2. 新しい税理士との契約内容を確認する
3. 引き継ぎの時期、場所を調整する
4. 返却してもらう資料を確認する

1.現在契約している税理士との契約内容を確認する

まずは、現在の税理士との契約内容と契約更新日を確認します。契約書ごとに期間や解約条件が定められており、中には違約金が発生するケースもあります。

具体的には、「14日前までに通知しなければならない」「解約時には2ヶ月分の報酬を支払わなければならない」などの条件が記載されている場合があります。契約期間・解約条件・違約金については特に重視し確認しましょう。

また、書面だけでなく口頭での合意、メールでのやりとりも契約内容として有効になる場合があるため、税理士とのコミュニケーション内容を振り返ることも重要です。

2.新しい税理士との契約内容を確認する

現在の税理士へ解約を伝える前に、新しい税理士を見つけ契約内容を確認しておくことも重要です。

可能であれば、税理士の変更時、空白の期間を生まないようにしましょう。契約期間に空白があると、税務署からの連絡があった場合など適切に回答できず、本来必要ない手間やコストが発生する可能性があります。

3.引き継ぎの時期、場所を調整する

税理士を変更する際、引き継ぎが発生します。引き継ぎと言っても、税理士同士が顔を合わせることはほぼ無く、契約者が必要な書類を渡す場合がほとんどです。

新しい税理士が決まった場合は、事前に必要書類と引き継ぎの時期、場所を調整しておきましょう。

4.返却してもらう資料を確認する

現在の税理士に、返却してもらう重要書類を事前に整理しておきます。一般的には、以下の書類を返却してもらうことが多いです。

• 請求書
• 領収書
• 年末調整関係書類
• 決算書類
• 税務署への提出書類（法人税・消費税など）
• 定款
• 登記簿謄本
  など

返却期限も設けた方が後々のトラブルになりにくいです。例えば「契約終了日までに」や「一週間以内に」など、税理士事務所と相談して決めていきましょう。

税理士の変更を拒否された場合の解決手順

契約内容に問題がないにもかかわらず、変更を拒否された場合は、以下のステップで相談をしましょう。

1. 証拠となる情報を整理する（契約書類・録音データなど）
2. その税理士が所属する税理士会へ問い合わせる
3. （裁判になる場合）弁護士に相談する

拒否された場合のことも考慮して、税理士変更を申し出る際は録音をおすすめします。また、文書・メールなど形が残るもので解約を申し出る方法も効果的です。

不安や心配がある場合は新しい税理士に相談してみる

不安や心配がある場合、新しい税理士に相談してみるのも一つの手です。新規契約も絡むため、新しい税理士も協力してくれるケースが多く、一人で考えるよりもスムーズに進行できます。

また、必要書類だけでなく、上手な断り方や必要な情報を教えてくれる税理士は、今後心強い味方になる可能性が高いです。

まずは無料相談時に、現在の税理士を断ることで悩んでいる旨を伝えましょう。

アウル税理士法人でも、ご契約者様向けに税理士変更のアドバイスを行っております。北海道内で新たな税理士をお探しの方は、アウル税理士法人の無料相談にてご相談ください。

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まとめ

税理士を変更する際には、事前に契約内容を確認し、新たな税理士との契約など準備を進めた上で申し出ましょう。

トラブルに発展しないためには、前向きな言葉で伝えること、口頭だけでなくメールでも送信すること、解約日を決めておくことなどが重要です。

万が一トラブルに発展してしまい、税理士の変更を拒否された場合などは証拠となる書類・録音データを整理してから税理士会へ相談しましょう。