経費を支払った証拠として、領収書をもらうのが一般的といえるのではないでしょうか。

税務申告の際に、一年間にかかった経費を計算する証拠書類として、領収書が不可欠だからです。

しかし、うっかり領収書をなくしてしまうこともあるかもしれません。

ここでは、領収書を紛失したときに役立つ、5つの方法について解説します。

【内容まとめ】

• 領収書を紛失したら、まずは再発行を依頼してみる
• レシートを領収書代わりにしてもいい
• クレジットカードや銀行振り込み記録も領収書代わりになる

１．領収書を再発行してもらうよう依頼する

うっかり領収書をなくしてしまった場合、当然、探してみるかとは思いますが……まずは徹底的に探してみてください。

それでも見つからない場合の代替策として、領収書の再発行依頼を行うという方法があります。実際にお金を支払った先である相手方に依頼し、領収書を再発行してもらうのです。

ただし、すべての支払い相手が再発行に応じてくれるとは限りません。相手の立場を考えれば、紛失による再発行依頼だったとしても、実は経費の水増しに使用されるかもしれないからです。

領収書の発行は「確かにお金を受け取りました」という証明書の発行と同義であるため、支払先が応じないケースがあるのもやむを得ないと言わざるを得ません。

２．レシートを領収書代わりにする

金銭を支払うとレシートをもらえるのが一般的な流れです。領収書をもらい忘れた場合や紛失した場合、支払先にお願いしてレシートを再度出してもらう方法もあります。

レシートも商品購入の照明になりますので、いつ、どこで、何を、いくらで購入したかがわかります。同時に、購入先の担当者名が印字されているレシートも多いので、「買ったことの証明」は問題なくクリアできます。

ただし、領収書と異なるのは 、宛名に自分の名前や屋号、会社名が記載されないことです。肝心の「購入した人物は誰か？」「それは経費として購入したのか？」を証明することができない点に注意しましょう。

３．出金伝票やメモ書きで記録する

支払先に領収書を再発行してもらえない場合は、支払い記録として出金伝票に以下の事柄を記録しておきましょう。出金伝票が手元にない場合はひとまずメモに書き込み、後から伝票に書き写します。

1. 支払先：支払い先の社名や屋号
2. 日付：購入（支払い）日
3. 購入内容：領収書の但し書きにあたる内容
4. 支払金額：税込金額

覚えておきたいのは、出金伝票への記録が即経費として認められる保証はないということです。このため、税務署による調査で購入内容や支払い事実を確認してもらえるよう、必要な情報を記載しておきましょう。

４．カード利用明細・振込明細・記帳を領収書代わりにする

クレジットカードや銀行振り込みなど、現金払いではない方法で支払った場合は、カード利用明細や記帳された通帳など、支払い明細として使えるものを領収書に換えることができます。

これらは、改ざんすることができないため、信憑性が高い書類として扱うことが可能です。

５．領収書がなく記録も残せない場合は自腹も

領収書を紛失し、再発行もしてもらえず、代替書類もない場合は、経費として支払いがあったことの証明ができないことを意味します。最悪のケースでは自腹で再び支払いを行い、領収書をもらい直す方法をとる可能性も想定しておきましょう。

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まとめ

今回は、領収書を紛失した場合の対処法について解説しました。

経費に関する問題は、ときに込み入った事情に発展することがあります。領収書の紛失に関しても、税理士がいた方が適切な対策を迅速にとることができるでしょう。

特に、経費を多く計上して課税所得を減らしたいフリーランスや個人事業主の場合は、積極的に専門家の力を借りることを検討すべきだといえます。

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